Документооборот любой современной организации – это перечень задач, связанных с расчетами, со сдачей отчетности, а также с заполнением различных форм, бланков и циркуляров. Мероприятия эти требуют профессионализма, внимательности и не прощают ошибок. Альтернативным решением для поддержания документооборота компании в надлежащем виде является электронная отчетность, требующая взаимодействия с глобальными информационными системами, но позволяющая быстро и безошибочно решать самые сложные задачи.
Преимущества сдачи отчетности в электронном виде
Современные предприятия делятся на две категории: для большинства из них электронная сдача отчетности является обязательным условием узаконенного ведения бизнеса, для остальных компаний ведение электронного документооборота является лишь настоятельной рекомендацией. Так или иначе, но перевод отчетности в электронную форму гарантирует предприятию целый перечень неоспоримых преимуществ:
- возможность передачи важной информации (в том числе и конфиденциальной) по зашифрованным каналам связи;
- возможность автоматического формирования отчетной документации;
- оперативный обмен важными документами, заверенными цифровыми подписями и так далее.
Особенности регулирования электронного документооборота и электронной отчетности
Присоединиться к глобальной системе по работе с электронным документооборотом можно либо через сайт соответствующего электронного сервиса, либо через сертифицированный центр по работе с электронной отчетностью, который уполномочен заниматься генерацией ЭЦП и их выдачей участникам системы.
Большинство вопросов, связанных с осуществлением электронного документооборота, регламентируется соответствующими нормативными и законодательными актами:
- Соответствующие статьи налогового кодекса.
- Приказ министерства связи Российской Федерации, назначающий действующих операторов связи участниками процессов, связанных с формированием и сдачей отчетности в электронном виде налогоплательщиками или их уполномоченными представителями.
- Приказы и распоряжения ФНС, устанавливающие правила передачи отчетной и другой электронной документации по современным каналам связи.
Дополнительные преимущества отчетности в электронном виде
Регулярные визиты в представительства многочисленных государственных ведомств, простаивание в очередях и общение с государственными служащими – от мысли о необходимости осуществлять все эти процедуры на регулярной основе, на душе у представителя небольшой коммерческой организации становится грустно. Современные сервисы по обслуживанию электронной отчетности способны одновременно обрабатывать информацию, поступающую от сотен налогоплательщиков. Поэтому экономия времени (без простаивания в очередях и без визитов в контролирующие организации) является весьма ощутимым преимуществом ведения электронного документооборота.
Специальные сервисы гарантируют налогоплательщику максимально удобное и оперативное взаимодействие с представителями государственных ведомств, обеспечивая автоматическую проверку исходных данных уже на этапе заполнения и формирования отчетной документации. После интеграции системы документооборота вашей компании с развитыми сервисами сдачи отчетности в электронном виде проблема возврата документов с целью их дальнейшей корректировки исчезнет у вас навсегда.
Также обращает на себя внимание тот факт, что большинство программных продуктов, из которых состоят пакеты по работе с электронными документами, предоставляются пользователям на бесплатной основе. Даже если в свободном распространении нет бесплатной версии необходимого программного обеспечения, ее покупка всегда будет иметь веское экономическое обоснование. Расходы на ее приобретение неизбежно будут компенсированы сокращением прямых затрат и снижением трудоемкости мероприятий, связанных с обработкой и сдачей отчетной документации. К тому же сдача отчетности в электронном виде значительно снижает количество претензий со стороны проверяющих ведомств, а, следовательно, уменьшает количество штрафов за некорректное содержимое и несвоевременную сдачу необходимых документов.
Для кого электронная отчетность является обязательной
Электронная отчетность является обязательной для следующих категорий налогоплательщиков:
- для фирм и компаний, чья деятельность предполагает обязательную уплату налога на добавленную стоимость (НДС);
- для организаций, число наемных сотрудников в которых превышает 100 человек;
- для предприятий, которые выплачивают НДФЛ более чем за 25 своих сотрудников.
Если же вы просто желаете упростить процедуру ведения документооборота в своей компании, испробовать преимущества сдачи отчетности в электронном виде, вы можете в любое время.